Co to znamená „mít ISO“.

5.2. 2019 (Aktualizováno: 15.1. 2020)Dagmar Urbanová357x

Ať už potřebujete „jen“ certifikát, který se stane Vaší výhodou při získávání zakázek a v obchodních vztazích, nebo chcete posunout Vaše podnikání na vyšší úroveň zavedením systému do Vašich činností, řešením jsou systémové normy ISO.

Jaké jsou nejpopulárnější normy ISO

Základní a také nejvyužívanější normou ISO je ISO 9001, která stanovuje požadavky na systém managementu kvality. Tato norma poskytuje pomyslnou základnu pro další systémové normy, které jsou upraveny tak, aby se daly s ISO 9001 lehce integrovat. Jste-li tedy například organizace, jež si zakládá na bezpečnosti informací, které spravuje, můžete použít normu ISO/IEC 27001 – Bezpečnost informací, nebo chcete například deklarovat Váš aktivní přístup k ochraně životního prostředí, zvolíte ISO 14001 – Systémy environmentálního managementu. Další velmi využívané normy jsou také ISO 45001 pro bezpečnost práce, nebo normy pro společenskou odpovědnost firem, management rizik a další.

Proč je dobré mít zavedený systém managementu

Zavedením systému tedy můžete zlepšit, zefektivnit, či pro Vás vhodným způsobem upravit procesy a jednotlivé činnosti uvnitř Vaší organizace, a současně se navenek prezentovat certifikátem, jakožto důkazem o hodnotách, zaměření a dlouhodobé misi Vaší organizace. Stejně tak zavedený systém poslouží jako preventivní a permanentní připravenost na případné návštěvy různých kontrolních orgánů.

Je k zavedení systému podle normy ISO nutný poradce?

Systém managementu si organizace může zavést vlastními silami podle stanovených požadavků v příslušné normě, nebo si může přizvat na pomoc poradce pro normy ISO. Výhodou spolupráce s kvalitním profesionálním poradcem je jeho schopnost „přeložit“ obecné požadavky normy na konkrétní úkoly a přizpůsobit tak budování systému stávajícím podmínkám v dané organizaci.

Další nespornou výhodou je portfolio poradce, ze kterého lze čerpat ať už zkušenosti, či přímo konkrétní dokumenty.

A v neposlední řadě Vám může poradce pomoci nejen s výběrem certifikačního orgánu, ale může Vás i připravit na otázky a zaměření konkrétního certifikačního auditora.

Co si představit pod pojmem „zavedení systému managementu podle normy ISO“?

Vezmeme-li si za příklad normu ISO 9001, jakožto nejpoužívanější systém managementu, můžeme si představit text normy, jako postup řízení různých oblastí v organizaci. Některé kapitoly se věnují požadavkům na procesy, některé úzce souvisí s personalistikou, jiné jsou například spojeny s infrastrukturou a celkovým vybavením organizace a další jsou zaměřeny například na plánování, na dodavatele, na zákazníky atd. Norma zkrátka připomíná každou oblast v organizaci, kterou je potřeba nějak hlídat – řídit.

Samotné zavádění pak znamená vytvoření postupů a často i jejich zdokumentování. Může se jednat o sepsání různých směrnic, řádů, instrukcí, technologických postupů, příkazů jednatele a podobně, jež činnosti popisují a nebo pak o vytváření tabulek, grafů, reportů, evidencí, apod. které poskytují jasné důkazy o tom, co jste si v příslušné směrnici (řádu, instrukci, technologickém postupu, příkazu apod.) stanovili.

Př.:
Pokud se tedy v normě píše například: Organizace musí zajistit, aby osoby byly kompetentní na základě vhodného vzdělání, výcviku nebo zkušeností., znamená to vytvořit například plán vzdělávání, objednat vhodná školení a následně shromáždit osvědčení, nebo prezenční listiny jako důkazy, že se příslušníci pracovníci školení účastnili.

Normy stanovují požadavky, které je potřeba splnit, nepředepisují však způsoby, jak tyto požadavky naplnit. Je tedy na organizaci samotné, jaké způsoby, nebo dokumenty zvolí. V mnoha případech organizace zjistí, že mnohé (nebo i všechny) požadavky zvolené normy ISO splňuje, jen se jinak nazývají, a nebo „jen“ nejsou propojeny do celkového systému. I proto může být dobré konzultovat s poradcem, zabrání se tak duplicitnímu vytváření zbytečných agend.

ISOSERVIS nabízí dvě varianty spolupráce při zavádění systému.

  • Tou první je najmutí poradce. Celé zavádění je pojato jako projekt o několika etapách. Na úvodní schůzce poradce získá vstupní informace o organizaci (výběr normy ISO, rozsah systému, stávající stav managementu, stávající dokumentace v organizaci atd.) Na základě těchto informací se organizace s poradcem domluví na délce trvání zavádění systému, poradce vypracuje harmonogram prací a následně provádí osobní i dálkové konzultace, při kterých klienta metodicky vede a navrhuje, či poskytuje vhodné šablony dokumentů. Ve finále může být také poradce přítomen certifikačnímu auditu, při kterém organizaci podle potřeby zastupuje.
  • Druhá varianta zavádění systému s ISOSERVIS je účast na jednodenním workshopu věnovanému systému podle vybrané normy ISO. Workshop je koncipován obdobně jako individuální konzultace, avšak pro větší počet účastníků (maximálně 5) Na workshopu každý účastník obdrží šablony dokumentů, které pod vedením lektora zpracovává tak, aby si mohl po skončení workshopu takto nastavený základ systému managementu přenést do své organizace, kde už jej může případně dále rozpracovávat, či doplňovat. Účast na workshopu opravňuje účastníka ke konzultacím s lektorem na dálku po dobu 6 měsíců od workshopu zdarma.

Dagmar pečuje o celý projekt ISOSERVIS, jehož úkolem je přibližovat normy managementu malým a středním firmám. Její vášní je proměňovat chaos ve smysluplné systémy a vyhledávat vždy ta nejjednodušší řešení.